Outlook 『傳送接收』失敗? 發送郵件失敗或郵件收不下來的原因是?解決方法是?

這是在說明有以下狀況的POP3/SMTP e-mail電腦:
在其他同樣正常環境的電腦,幾乎所有的電腦發送e-mail 都沒有問題! 唯有特別幾台電腦的Outlook或電子郵件軟體會發生『發送郵件失敗』、『發送郵件寄送成功,但實際e-mail server並沒有成功接收跟發送e-amil』、『郵件收不下來,一直重複收郵件』。

首先我們要先必須排除以下可能性:
一. Outlook資料檔已經接近容量上限。(檢查pst容量)
二. 電腦網路線或網路卡、網路介面不穩定。(換網路設備)
三. 防毒軟體或中電腦病毒。(關掉防毒軟體或重灌電腦)
四. e-mail跟防火牆的防護設定觸發。(請自行查詢所有的log跟mail記錄吧!)

如果排除上面的問題跟確認上面沒有問題,那你就可以直接去該台電腦查看該員的Outlook或電子郵件軟體的設定了!

我個人工作經驗,會發生這種問題的,都是將 郵件軟體   Outlook 或Outlook Express 的『傳送接收』每隔時間設定 設定的很短!  不然就是郵件伺服器上約備份大容量的郵件。


『傳送接收』每隔時間設定很短會發生甚麼問題?  解決方法是?

就是因為短時間內過度密集傳送/接收,造成送發郵件錯誤,甚至mail Server會因為保護策略而啟動保護,禁止該帳號或IP連線。

『傳送接收』每隔時間設定設定為1~ 3分鐘,並不會有更好的工作效率,反而會造成發出郵件失敗或郵件收不下來。

Mail Server也有可能誤解你在短時間內進行多次的惡意入侵,進而啟動保護設定>>>關閉所有郵件帳號登入寄送的功能,到時公司所有人員的郵件都無法寄送。此時所有人要寄送郵件時,就會發生無法登入或要求重新輸入密碼的不正常狀況。而我就會為了讓公司事務正常運作,會進行相關的資訊管理跟處置。

然而Outlook的預設值30分鐘已經非常足以應付工作了! 如果有緊急郵件,大可直接按傳送/接收郵件來檢查郵件即可,不需將自動傳送接受間隔時間調得太短。

Outlook排定間隔時間來定時收發郵件
Outlook排定間隔時間來定時收發郵件,然而Outlook的預設值為30分鐘. 其足以應付大部分人的需求了!


郵件伺服器上有備份大容量的郵件會發生甚麼問題? 解決方法是?

POP3的郵件伺服器保留作業過程是這樣:

一. 如果是有設定 郵件伺服器保留郵件複本,設定超過3天天數就從伺服器移除郵件的使用者
1. 有設定超過保留天數為3天的使用者電腦發出接受郵件請求給郵件伺服器,
2. 郵件伺服器確認帳號、密碼,以及"使用者
3. 郵件伺服器確認"使用者帳號內的保留郵件",以及"使用者電腦尚未接受過的郵件為何?"
4. 郵件伺服器讓"使用者帳號內的保留三天內的郵件"透過pop3通道傳送到使用者電腦,並將超過三天的保留郵件刪除於郵件伺服器。

二. 如果是有設定 郵件伺服器保留郵件複本,但沒有設定超過天數就移除伺服器保留郵件的使用者

  1. 使用者電腦發出接受郵件請求給郵件伺服器,
  2. 郵件伺服器確認帳號、密碼,以及"使用者
    3. 郵件伺服器確認有沒有"使用者帳號內的保留郵件",以及"使用者電腦尚未接受過的郵件為何?"
    4. 郵件伺服器讓"使用者未接受過的郵件"透過pop3通道傳送到使用者電腦。

所以上述使用者,有大量郵件保留在郵件伺服器的話,會發生甚麼問題呢?
那就是要確認"使用者電腦尚未接受過的郵件為何?"時間跟所需頻寬很大! 保留郵件越多,所需要確認跟傳送的資料越多! 相對地所需傳輸時間也越多!
最後造成通訊跟確認時間會超長,甚至完成所需時間遠超"伺服器逾時"時間上限。因此就會造成郵件收信失敗跟無法同時完成寄送郵件。
但如果這時使用者因為等待過久而心煩,又按了一次"傳送/接受"!
那上述的動作又必須重來一次了!

所以該使用者郵件的傳送跟接收就一直出問題。

Outlook 郵件伺服器保留日期的變更
“伺服器逾時時間設定"跟"郵件伺服器保留日期"的變更是很重要的! 會影響到你收發郵件的速率。

至於如果是沒有設定 郵件伺服器保留郵件複本的使用者:
1. 使用者電腦發出接受郵件請求給郵件伺服器,
2. 郵件伺服器確認帳號、密碼,以及"使用者
3. 郵件伺服器確認有沒有"使用者帳號內的保留郵件"
4. 郵件伺服器讓"使用者帳號內的保留郵件"透過pop3通道傳送到使用者電腦。

如果是很就沒有收郵件的使用者,你會看到一開始會卡一下,然後郵件就會快速大量下載下來,然後按第二次的"傳送/接受",就幾乎秒殺完成。

因此,降低郵件伺服器的使用者保留郵件的數量跟容量,可以有效縮短郵件伺服器跟使用者電腦的通訊時間。

另外,其有啟動『在伺服器保留一份郵件複本』者,請盡量將保留天數降低(建議不可超過3天),否則會造成你收郵件的時間過長進而收發郵件失敗。
如果有同事在mail server保留300MB以上的郵件,我會通知該員,盡量將保留天數調整為3天內或藉由調整保留天數讓保留郵件容量降到300MB以下。


總結

所以解決方式是

一.  將郵件軟體的『傳送接收』每隔時間設定設定為20~ 30分鐘,伺服器逾時時間設定為2~3分鐘。

二. 其有啟動『在伺服器保留一份郵件複本』者,請盡量將保留天數降低,並且要追蹤保留郵件容量過大的使用者。

廣告

Outlook收件匣或資料匣打不開,看不到郵件,一直跑走馬燈的解決方法

近期在處理公司員工的一個案例:

Office 2007 Outlook,PST檔大小為12GB左右,但只要一開啟郵件的收件匣,Outlook就一直跑走馬燈,完全無法看到郵件或開啟郵件。只有一片空白。

Outlook開啟資料匣時一直跑馬燈
Outlook開啟資料匣時一直跑馬燈

 

解決的方式

一. 先嘗試用『SCANPST.EXE』修復該pst檔:

SCANPST.EXE修復時,Outlook要關閉或將要修復的.pst從Outlook清單中移除。10GB的pst約需要修復10~16小時才會完成。如果還是不行,請進行下一步驟。

二. 進行郵件的封存跟壓縮

這此範例舉例為: debby7的pst資料夾檔12.7GB,只要一開起收件匣,Outlook就忙碌中。

先在控制台->郵件->資料夾檔,新增一個新的資料夾檔,在此範例命命為: debby7-1。
再來利用Outlook的封存功能,將debby7郵件的二分之一以上的舊郵件,封存到另一個資料夾檔debby7-1。
例如debby7的資料夾檔使用時間是從2017~2019年3月30日,我們可以設定成『早於2018/03/29日』的郵件,封存(就是移動)到debby。

Office 2010 Outlook的封存
Office 2010 Outlook的封存: 將debby7的大部分舊郵件(約1/2或2/3),封存(移)到debby7-1

在封存時有一個注意事項,就是新舊兩者pst檔容量都不可以超過上限值!
如果你是使用一個已經有15GB的office 2007 pst檔(上限20GB),然後要封存超過5GB的郵件到該pst檔,那你有很大機會是該檔一開就當機。

等舊郵件封存到新 pst檔完成後,請找個不會妨礙到工作的時間或電腦上,進行兩個新舊pst檔的壓縮。

三.  壓縮PST檔

為何要壓縮?

假設debby7的pst資料夾檔12.7GB,封存2/3的郵件到全新的debby7-1的pst資料夾檔。
這時你去看兩個 pst檔的檔案大小就知道為何要壓縮了。

debby7應該還是12.7GB

debby7-1則是12.7GB的2/3大小。  刪除或移動郵件,並不會造成outlook檔案的縮小,這就是Outlook的特性。

這時就必須要壓縮debby7,讓容量正常化。 而且debby7至少可以壓縮約7GB的容量。

在控制台->郵件->資料夾檔,選擇你要壓縮的資料夾檔,點選設定,然後再點選『開始壓縮』即可。 12.5GB壓縮時間約4小時~12小時。

開始壓縮Outlook資料夾檔案
點 開始壓縮 來減少utlook資料夾檔案大小

壓縮完後,應該就可以看到正常檔案大小的pst檔了,郵件也會跑一下跑馬燈後就可以看到郵件了!


人員教育

但還有一件事情要做!  就是徹底解決這個問題!

這問題會發生,這表示有超大容量(十多GB)的郵件全集中在該『收件匣』或其他打不開的資料夾中。

這時就需要教育使用者,請將該郵件做整理,不可以將郵件集中於一個資料夾下。也千萬不要在收件匣下建立下一層級的資料夾,這還是集中郵件在同一資料夾。
例如常聯絡的廠商有超多的往來郵件,於是就建立一個相同層級的資料夾。
例如跟apple有眾多郵件,於是建立一個跟收件匣同層級的Apple資料夾,然後將收件匣中所有apple 的郵件移到apple資料夾。

建立多個資料夾
建立多個資料夾並分散郵件,避免單一資料夾郵件過多

建立多個資料夾跟移動相關郵件到該資料夾後,慢慢地你就會發現,原本開啟很緩慢的收件匣的開啟速度會越來越快。

有時搜尋資料夾的郵件跑很慢,甚至到當機,這也是跟該資料夾郵件太多有關係,可以建立有效分類的資料夾跟移動郵件,即可降低郵件太多造成outlook打不開的情況。

 

國外網站上便宜的Office 2016 Pro Plus可不可以買?

從今年年初開始,就有蠻多從歐洲丟出來便宜的Windows 10授權跟Office 2016 Pro Plus(Office 專業增強版 2016)授權。

其價格都很便宜,像是Office 2016 Pro Plus授權售價在網路上竟然賣到台幣300~900元,然而Office 2016 Pro Plus(Office 專業增強版 2016)其實只有大量授權版,也就是至少要一次買5套以上才能購買。如果依照我現在任職的小公司來說,如果一次買20套,每套收費約NT$18000~25000不等,標準版則是每套收費約NT$12800。至於很多公司都是使用網域做管理,所以其也必須購買Windows 10 專業版,而非一般的Home。

但台灣中小氣業都是購買『剛好數量』的授權,但歐美則是會考慮購買『足夠數量』的授權,一者是現有使用者有多少買『應該有使用的』授權數目,另一個則是會考慮人員流動,以及電腦所有數目的授權。

於是在歐美這種購買採購方式,常常有些公司會購買過多的授權,然後又遇上歐盟認定多餘的授權是『可販賣的』; 跟台灣微軟單方面認定多餘授權是不可以販賣的,有天大的差別。

於是我們就會看到國外網站常常或出現的便宜Windows 10 PRO或Office 專業版2016。

而且自從Office 2013之後呢,Office授權都是綁在你的Microsoft帳號上,即使你電腦硬碟全掛,你也只需在換好硬碟後,登入Office.com,就可以重新下載安裝。

所以理論上你只需要拿到Office 2016 的Key,就可以在你的電腦上使用Office 2016。

2017-07-12_120323
Office 2016 Professional Plus 只需不到30美金?好便宜喔,但實際上你買了也不一定能用。

但實際上呢,每一個的Office 2016 Professional Plus  Key的授權數目是有限的,所以每次的啟動授權次數也是有限的。 而且在跟微軟購買簽約時,其有不平等條款:類似如有發現不正當使用,微軟可以停止授權。

所以呢,如果你購買的Office 2016 Professional Plus  Key可以通過啟動認證,並掛在你的Microsoft帳號的話,那就恭喜你買到便宜的Office 2016。

但如果是這麼簡單的話,我幹嘛發這個文章? 因為我也買了一套,但我的啟動結果是『無法啟動』。

不管是網路啟動或電話啟動,都是會回答超過啟動次數上限。所以等於我花錢買到的是30天試用版(原廠原本就是免費的)。

2017-07-14_174547
Office 2016無法啟動,因為指定之產品金鑰的啟動次數已達軟體授權所允許的上限
2017-07-17_022131
Your Office 2016 cannot be activated
2017-07-17_021747
不管怎麼試著去啟動就是失敗

於是我只能跟購買的原廠商聯繫,說明無法啟動,我根本無法使用。在經過多次的確認之後,對方讓我選擇退款或另購。想當然,我當然是選擇退款,而且收費還是港幣(所以廠商應該在香港)。

嘛,就當學一次經驗吧~! 不過我不想再有下次了。現在一套Office 2016 家用及中小企業版(只可裝一機)約NT$7500,跟我當時買Office 2010  家用及中小企業版(可裝兩機)只需6500還送Office 2013一套(只可裝一機)差好多啊!

而且說實在的,如果你是家裡需要的授權數很多的話,真的可以考慮購買Office 365家用版
五個帳號授權,可以用一年,日後有新版Office也會更新到最新版。

然而我本身實際上約有4套實體Office 2007 有Outlook的版本, 兩套實體2010中小企業版,以及一套Office 2013 中小企業版掛在我的帳號上。

依照我現在的需求,其實兩套Office 2010中小企業版就已經足夠了。


如果你發現移除新款Office 2016 Pro Plus(Office 專業增強版 2016)之後,舊款Office無法正常運作的話,只需重新安裝舊款office或修復舊款Office後,即可正常運作。

建議是重新安裝舊款Office是最好的解決方式。

緊急告知- “Outlook 禁止存取下列可能不安全的附件" 之處理方法-2017.06

2017.08.09補充  微軟已經提供更新修正此問題了,請看最下面!

近期如果有『xls、doc、mht、ppt、較長檔名的郵件附檔打不開的』,或『寄送xls、doc、mht、ppt、msg、較長檔名附檔郵件給對方,對方反應打不開』的網友,敬請注意此文章。

從6月14日開始,如果是使用Windows 7以上的作業系統(Windows 8.1/10),並使用Office Outlook 2007/Outlook 2010/Outlook 2013/Outlook 2016的同事,在收到同事或廠商寄來附件有xls、doc、mht、ppt、郵件檔的RTF格式郵件時,您有可能發現無法開啟附檔。但同樣的郵件在同樣使用Outlook 2007/2010的XP電腦(XP無法安裝2013以上的版本),卻可以正常開啟附件檔案。

並且Outlook在開啟郵件後,會出現『Outlook禁止存取下列可能不安全的附件:檔名』的警示,即使使用轉寄給友人,也無法將附檔轉寄出去(會沒有附檔)。

然後Google找到的『Level1Remove』方法完全無用!

以下是相關案例:
都是原本在6.14日之前可以打開附檔的郵件,6月14日後就完全無法開啟附檔。

2017-06-16_152658-01
Outlook禁止存取下列可能不安全的附件範例1:即使請對方多次寄送,甚至轉寄給其他人,也無法開啟附檔。
2017-06-16_175742
Outlook禁止存取下列可能不安全的附件範例2: 在6月12日可以正常開啟的..mht檔,但6月14日後就打不開或另存附檔了。

原因說明:

原因是微軟在2017/06/14(更正:2017/06/13)公布的更新

Outlook 2007 (KB3191898)

Outlook 2010 (KB3203467)

Outlook 2013 (KB3191938)

Outlook 2016 (KB3191932)

其為重大更新,會嚴格限制可能被『惡意修改的檔案』的開啟。可能是針對近期有可能發生的惡意檔案所做的安全防護,但好像做過頭了。

Outlook 2007 (KB3191898)

2017-06-16_152214
Outlook 2007 (KB3191898)

Outlook 2010 (KB3203467)

2017-06-16_160220
Outlook 2010 (KB3203467)

但這些更新,好像發生確認有以下問題:
1. 將RTF格式郵件的xls、doc、mht、ppt等附檔之副檔名的檔案,將其副檔名變成了『..xls、..doc、..mht、..ppt』,剛好符合安全更新的『不安全檔案』的特徵,進而造成Office Outlook認定成不安全的附檔。
2. 檔案命名者如果將附件檔案的名稱命名成有連續『.』的『..xls、..doc、..mht、..ppt』,只要有『..』的檔案名稱,就剛好符合安全更新的『不安全檔案』的特徵,進而造成Office Outlook認定成不安全的附檔。
3. 檔名過長的附件檔案並且副檔名非zip、7z、pdf等安全檔案,Office Outlook將認定成不安全的附檔,個人確認的案例有xls、doc、msg、html、msg、mht檔,其特徵都是主檔名過長。
4. 檔名有『!』驚嘆號的附件,100%被封鎖。
5. 如果電子郵件訊息包含附加的電子郵件訊息,並且在附加的電子郵件訊息中,主旨列以 Outlook 中封鎖的附件頁面所列的不安全副檔名結尾,則電子郵件附件將會遭到封鎖,無法提供收件者下載。 若要修正這個問題,請將電子郵件訊息儲存到電腦,並將主旨列重新命名為不是以不安全的副檔名結尾。 接著再附加到要傳送的電子郵件訊息。
6. 當您開啟使用 ShowLevel1Attach 的附件時,收到下列訊息: 此檔案中的一或多個物件已因您的原則設定而停用。
7. 當您使用先前為 Outlook 所建立的自訂表單時,出現下列兩個徵狀:

  • VBScript 無法執行
  • 收到惡意程式碼警告

這在微軟的更新說明中都有標示跟說明。

因為安裝過更新檔的Office Outlook禁止處理該附件檔案,所以收到該郵件的Outlook使用者,將『無法開啟或轉寄附檔』,造成公司檔案傳遞的困難跟失敗。😡

但不知道微軟何時會修復這安全更新所造的困擾,所以建議在不移除此更新的前提下,必須要讓公司郵件可以正常的讓對方開啟。如果想移除更新者,可以移除更新,並註明不要提示或安裝此更新,不然只要有上網一關機又自動裝上了。


經過今天多次的測試,確定以下方法可以正常寄送檔案給對方:

  1. 停止直接寄送xls、doc、ppt檔,請將附件檔案轉成壓縮檔(zip、rar、7z)寄給對方

這是最佳的處理方式。請利用ziprar7z等壓縮軟體,將附件檔案轉成壓縮檔後寄送郵件,其可以避免對方無法開啟附檔的問題。建議以標準zip格式寄送為佳,並且我推薦7z為最佳的壓縮軟體。即使檔名過長的檔案,只要利用壓縮軟體改成ZIP檔寄送給對方,對方即可正常開啟檔案。Microsoft的建議也是如此,並聲明outlook不擋zip等標準壓縮檔。

  1. 使用共用的檔案伺服器或雲端
    請多多使用FTP或雲端硬碟(如OneDrive、Google硬碟、dropbox、Box、Hicloud等)做檔案的超連結,讓對方可以藉由連結下載檔案。Microsoft的建議也是如此。
    另外也有所謂的暫存網站,例如 https://www.datadeliver.net/, 其可以提供暫存的雲端儲存空間儲存檔案,並『限時』提供下載連結。
  2. 請寄送PDF檔給對方
    這是標準文件格式,並且有免費又好用的PDF24 轉檔軟體可以輕鬆轉檔跟合成文件。即使對方的電腦有安裝過以上更新,開啟PDF也並無任何問題。
  3. 千萬不要寄送或命名成 『..xxx』、『xxx』、!』的附檔,現在是100%會被更新過的Office Outlook封鎖。
    例如
    2017.06.16..xls ——->無法開啟
    2017.06.16!.xls ——->無法開啟
    2017.06.16…ptt ——->無法開啟現在確定在副檔名前多一個『.』或兩個『.』以上,跟有使用『!』的檔案幾乎都100%被的封鎖。(微軟在Outlook 2010的說明)
    所以千萬不要用以上的命名方式。現在我所遇到的都是這種檔名文件被拒絕開啟,而且不只是Office檔案,就連..mht等檔案都無法開啟。
  4. 不要命名檔名過長的檔案名稱

    這是6.20才發現的案例,對方寄來檔名很長的郵件檔(.msg),在Windows 7+Outlook 2007電腦上無法開啟,但同樣的郵件在Windows XP SP3+Outllok 2007卻是正常可開啟。
    經交叉測試,檔名不要過長即可正常開啟。這可能是因為檔名過長時,Office會自動縮寫成…的檔案,造成誤判成『不安全的附件』。

  5. 不要發送RTF格式的郵件,請使用標準的html格式郵件

2017-06-19_163905
使用Outlook,請使用標準的HTML格式發送郵件

如果遇到需要急迫開啟附檔,又可承受可能的病毒或漏洞攻擊,你可以選擇移除更新後重新開機,在Windows update隱藏該重大更新後,即可以正常開啟Outlook郵件的附檔。

Outlook 2007 (KB3191898)

移除更新:移除位置在『控制台』→『程式和功能』→『檢視安裝的更新』,選擇KB3191898,並按移除。
隱藏更新:在『Windows update』檢查更新後,會發現重大更新KB3191898,直接在KB3191898上點滑鼠右鍵,選擇 『隱藏更新』
2017.08.09補充  微軟已經提供更新修正此問題 Outlook 2007 的更新:2017 年 7 月 27 日

 

Outlook 2010 (KB3203467)

移除更新:移除位置在『控制台』→『Windows update』→『檢視更新紀錄』,選擇KB3203467,並按移除。
隱藏更新:在『Windows update』檢查更新後,會發現重大更新KB3203467,直接在KB3203467上點滑鼠右鍵,選擇 『隱藏更新』
(2017.08.09補充  微軟已經提供更新修正此問題 Outlook 2010 的更新:2017 年 7 月 27 日)

 

Outlook 2013 (KB3191938)

整合於15.0.4937.1000 KB 4023935 的Office更新,無法移除更新。(2017.08.09補充  微軟已經提供更新修正此問題 Outlook 2013 的更新:2017 年 7 月 27 日)

 

Outlook 2016 (KB3191932)

整合於 KB 4023935的Office更新,無法移除更新。(2017.08.09補充  微軟已經提供更新修正此問題 Outlook 2016 的更新:2017 年 7 月 27 日 )

但真的真的是不太建議這樣做啦! 微軟會列為重大更新,則是有一定的危險性才會這麼做。不過如果此更新危害到你的工作的話,那當然可以『暫時』的移除囉。

PS:如果日後想安裝更新,在Windows update的『還原隱藏的更新』中可以找的到。

2017.08.09補充  微軟已經提供更新修正此問題,請安裝更新檔的再更新檔。


希望能解決大家的困擾!


Microsoft已經提供更新檔修正此問題了

資料來源:Windows 版 Outlook 近期問題的修正或因應措施

如果您是 Office 365 客戶,請安裝最新更新以解決問題。移至 [檔案] > [Office 帳戶] > [更新選項] > [立即更新]。

若為 Outlook 2007、Outlook 2010、Outlook 2013 及 Outlook 2016,請安裝下列更新以修正問題:

Outlook 2007 的更新:2017 年 7 月 27 日

Outlook 2010 的更新:2017 年 7 月 27 日

Outlook 2013 的更新:2017 年 7 月 27 日

Outlook 2016 的更新:2017 年 7 月 27 日

 

 


作者:

184px im5481

資料參考:
https://social.technet.microsoft.com/Forums/en-US/670bcd8d-a4ee-4d2f-b2df-13bc15b3c706/after-installation-of-kb3191898-outlook-2007-or-kb3203467-outlook-2010-all-attachments-in?forum=officeitprolegacy

刪除Outlook 收件者、副本、密件副本的自動完成清單建議名稱

我們在使用Outlook時,在鍵入 收件者、副本、密件副本的空格時,系統會自動完成清單建議名稱,例如輸入i, 系統就會跑出im5481的建議e-mail地址。

但可惜的是,系統也會將我們打錯的錯誤e-mail 地址也記錄下來,而且有些人的腦袋就是有洞,打錯了e-mail 地址被退信,也被提醒了正確e-mail 地址,結果下一次依然還是去選擇錯誤的e-mail 地址。

姑且不論腦袋有洞的人為何不建立正確的聯絡人資料,以便一次性的徹底解決自動完成建議名稱錯誤問題。

但有些人就是不知道如何刪除這類錯誤訊息。

現在說明刪除刪除Outlook 收件者、副本、密件副本的自動完成清單建議名稱的方法:
1. 按下『清空自動完成清單』
在檔案->選項->Outlook 選項->郵件, 按下『清空自動完成清單』。就會完全清空自動完成名單。缺點是連正確的地址也一併清除。

如果不需要自動完成清單建議名稱功能的人,也可以『將鍵入 收件者、副本、密件副本的行時,系統會自動完成清單建議名稱』的空格取消。
2013-12-03_145405

2. 個別刪除自動完成清單建議名稱
在鍵入 收件者、副本、密件副本的空格時,系統會自動完成清單建議名稱,則旁邊會出現『X』的符號,點選該符號就可以刪除該自動完成清單建議名稱。如果是Outlook 2003/2007則是直接按鍵盤上的[Delete]鍵刪除。

例如輸入[q],系統會跑出q的建議名稱跟帳號,這時就可以選擇想要刪除的自動完成清單建議名稱,然後按下『X』的符號刪除。如果是Outlook 2003/2007則是直接按鍵盤上的[Delete]鍵刪除。
2013-12-03_145222
刪除後,輸入同樣的[q]就不會自動顯示已經刪除的建議名稱。
2013-12-03_145310

excel 2007 開啟中文.csv檔 亂碼問題

公司新進助理有一天在我韓國出差後(本身工作是MIS兼研發),發出郵件希望我能幫忙解決該問題。

其中文的.csv檔開啟之後,中文部分全是亂碼。但其他人開啟卻是顯示正常。2013-10-17_112642

解決方法:
1. 開始-> 所有程式-> Microsoft Office –> Microsoft Office 2007工具-> Microsoft Office 2007 語言喜好設定。

2. 我們可以看到該電腦的主要編輯語言為『英文(美國)』,其就是造成無法辨識中文csv的主因。
2013-10-17_112707

3. 將該電腦的主要編輯語言改為『中文(台灣)』,按下『確定』,並確定繼續視窗,重開Office 之後,中文csv就可以在excel 2007正常顯示。
2013-10-17_112610

2013-10-17_112716

Office 2013的更新方法 (有Office更新可用 點了沒用?)

這幾個月用著微軟買Office 2010送的Office 2013,雖然變更很大,但至少還是可以以相容模式去編輯舊有檔案。Office 2007/2010的Word檔用Office 2013另存成新格式,格式全部跑掉,救不回來。

但這幾天其出現了有Office更新可用的提示,但點了那個提示,電腦卻沒有任何動靜?
2013-06-20_172039

進入Windows Update卻也找不到有關Office 2013的更新? 跟我使用Office 2007/2010的經驗完全不同~!之前只要點一下Windows Update,就可以一併更新Office 2007/2010。
2013-06-20_172735

正在納悶時,只好努力找找Office 2013有沒有特別的設定,結果總算找到Office 2013有別於Office 2007/2010的更新方法。

Office 2013 的更新方法說明:

  1. 開啟任何 Office 應用程式
  2. 按一下 檔案 標籤
    2013-06-20_172606
  3. 按一下 帳戶 (在 Outlook 中為 Office 帳戶) ,就可以看到更新
    2013-06-20_172531

  4. 選擇『Office更新』,再點『套用更新』
    2013-06-20_172711
  5. 系統就會問要不要套用更新,選擇『是』。
    2013-06-20_172813
  6. 選擇『關閉程式』。
    2013-06-20_172852
  7. 再來就是進行安裝更新,等到『Office更新完成』就完成了。2013-06-20_1729012013-06-20_173119

最我也找到了微軟官方的說明網頁 http://support.microsoft.com/gp/office-2013-click-to-run

Microsoft office Outlook容量限制以及其相關對應解決方式:

Microsoft Office  版本 .pst  .ost個人資料檔容量大小預設最大容量限制
Office 2002(XP) 最大2GB,
如果檔案大小大於 2GB,您將無法開啟 .pst 或.ost 檔案。而實際上約在1.8GB時會出現讀取錯誤。

建議一開始設定資料檔時,就選擇壓縮。

Office 2003~office 2007 最大20GB,
如果檔案大小大於 20GB,
您將無法開啟 .pst 或.ost 檔案。微軟官方寫檔案大小到19GB會發出警告,而實際上約在17GB時會出現讀取錯誤。
檔案大小到18GB時,會發生收郵件時,Outlook會整個當掉的情況。

http://support.microsoft.com/kb/832925/zh-tw

Office 2010 最大50GB,
如果檔案大小大於 50GB,您將無法開啟
.pst 或.ost 檔案。微軟官方寫檔案大小到47.5GB會發出警告,而實際上約在46GB時會出現讀取錯誤。
Office 2013 最大50GB,
如果檔案大小大於 50GB,您將無法開啟
.pst 或.ost 檔案。微軟官方寫檔案大小到47.5GB會發出警告,而實際上約在46GB時會出現讀取錯誤
http://support.microsoft.com/kb/982577

 

  • 檔案大小如果達到上限值時,請先關閉Outlook, 儘快建立新的.pst 或.ost 檔,並將新的pst檔列為預設,重開 outlook即可正常收發郵件。

    2017-06-26_140429
    請善用控制台中的『郵件』➡『資料檔』➡『新增』來新增郵件檔。並且命名最好有依照前後順序或日期來命名

    如果只要一開Outlook,就會已達容量上限的資料檔進行維修或檢查時,請等到Outlook檢查完後,在控制台中的『郵件』➡『資料檔』中移除已達容量上限的資料檔。然後用下面第3、4點所敘述的修復方式修復資料檔。

  • 如果有設定一大堆資料夾者,不想手動建立新資料夾者,可以建立新的.pst 或.ost 檔後,利用『移動』或『匯入』、『封存』資料夾至新的.pst 或.ost 檔。例如建立一個『2013年』的.pst 或.ost 檔,然後將含2013以前的郵件全部封存至『2013年』的.pst 或.ost 檔,這樣資料跟郵件或自動移動過去『2013年』的.pst 或.ost 檔; 而現有的.pst 或.ost 檔只需變更年號名稱或命名為『使用中的mail』。(不過請小心.pst 或.ost 檔崩潰問題。)

  • 如果容量超過造成無法開啟,請使用scanpst.exe去做修復。修復時,Outlook要關閉或將要修復的.pst從Outlook清單中移除。

  • 如果你使用Outlook 2007去修復Outlook XP的pst檔後,結果檢測後該PST並無問題,但依然無法開啟。請改成更高版本的Outlook, 如Outlook 2010或Outlook 2013去做修復,其更高版本的可發現問題並做修復,修復後就可讓Outlook 2007開啟。

  • 如果依然在Outlook 2007(或2010~2013)開啟沒幾次後,又無法開啟的話。請先關閉Outlook, 在控制台、郵件、資料檔,建立一個新的PST檔(Outlook 2007以上的格式,非97~2002格式),之後啟動Outlook, 選擇匯入『匯入及匯出精靈』,選擇『從其他程式或檔案匯入』,然後選擇『Outlook資料檔(.pst)』,然後選擇已修復過的Outlook XP的pst檔。然後將Outlook XP的pst檔完整匯入至新的PST檔,電腦會自動將所有的郵件匯入至新的PST檔。然後舊的Outlook XP的pst檔就可以準備刪除了。

  • 如果會發生嚴重無法讀取問題,表示該.pst檔已經非常接近或超過極限值,匯入至新PST檔後,可以發現該新pst雖然只是匯入一個不到2GB的壓縮97~2002格式.pst檔,但該新pst檔可能會高達3.5GB以上。

  • 如果遇到一個檔案已經到達容量上限邊緣,其只要一讀到該檔案或郵件,Outlook就一直處在忙碌的狀態,無法操作。 這表示該檔案需要做『開始壓縮』減少Outlook資料檔的大小。(下面會有詳細解釋。)


如果遇到一個檔案已經到達容量上限邊緣,其只要一讀到該檔案或郵件,Outlook就一直處在忙碌的狀態,無法操作。 這表示該檔案需要做『開始壓縮』減少Outlook資料檔的大小。

請到控制台,選擇郵件,選擇資料檔,選擇要壓縮的資料檔,再選『設定』。按下『開始壓縮』減少Outlook資料檔的大小。

image

建議日常工作郵件量較大的的使用者,請定期做以下動作:
1. 定期刪除『垃圾郵件』跟『刪除的郵件』的郵件,儲存郵件並不會長利息~!只會浪費你電腦的容量跟效能。
2. 在連續休假前一天上班日,快下班時,電腦不關機,執行資料檔的『壓縮』。建議電腦使用SSD或快速硬碟,其可以省下很多的時間。Outlook必須要進行過資料檔的壓縮後,資料的容量大小才會縮小。單純的刪除郵件是沒有用的。

注意1:壓縮資料檔時,Outlook是完全無法操作的!
注意2: 我曾壓縮過一個已經封存過卻有20GB大小的Outlook 2007 pst檔,封存方式是用2013年12月31日來分開2013年的郵件去封存資料檔,保留2014年的郵件在原本資料檔。我使用當時最新 i5-4590 商用電腦專門處理資料檔的壓縮,不做其他事,結果運算時間總共要三個工作天!pst檔從20GB變成7GB。 如果有此類檔案,建議先複製至其他空閒電腦做運算壓縮,壓縮完後再將複製至原電腦,覆蓋其原始檔案即可。