Outlook 『傳送接收』失敗? 發送郵件失敗或郵件收不下來的原因是?解決方法是?

這是在說明有以下狀況的POP3/SMTP e-mail電腦:
在其他同樣正常環境的電腦,幾乎所有的電腦發送e-mail 都沒有問題! 唯有特別幾台電腦的Outlook或電子郵件軟體會發生『發送郵件失敗』、『發送郵件寄送成功,但實際e-mail server並沒有成功接收跟發送e-amil』、『郵件收不下來,一直重複收郵件』。

首先我們要先必須排除以下可能性:
一. Outlook資料檔已經接近容量上限。(檢查pst容量)
二. 電腦網路線或網路卡、網路介面不穩定。(換網路設備)
三. 防毒軟體或中電腦病毒。(關掉防毒軟體或重灌電腦)
四. e-mail跟防火牆的防護設定觸發。(請自行查詢所有的log跟mail記錄吧!)

如果排除上面的問題跟確認上面沒有問題,那你就可以直接去該台電腦查看該員的Outlook或電子郵件軟體的設定了!

我個人工作經驗,會發生這種問題的,都是將 郵件軟體   Outlook 或Outlook Express 的『傳送接收』每隔時間設定 設定的很短!  不然就是郵件伺服器上約備份大容量的郵件。


『傳送接收』每隔時間設定很短會發生甚麼問題?  解決方法是?

就是因為短時間內過度密集傳送/接收,造成送發郵件錯誤,甚至mail Server會因為保護策略而啟動保護,禁止該帳號或IP連線。

『傳送接收』每隔時間設定設定為1~ 3分鐘,並不會有更好的工作效率,反而會造成發出郵件失敗或郵件收不下來。

Mail Server也有可能誤解你在短時間內進行多次的惡意入侵,進而啟動保護設定>>>關閉所有郵件帳號登入寄送的功能,到時公司所有人員的郵件都無法寄送。此時所有人要寄送郵件時,就會發生無法登入或要求重新輸入密碼的不正常狀況。而我就會為了讓公司事務正常運作,會進行相關的資訊管理跟處置。

然而Outlook的預設值30分鐘已經非常足以應付工作了! 如果有緊急郵件,大可直接按傳送/接收郵件來檢查郵件即可,不需將自動傳送接受間隔時間調得太短。

Outlook排定間隔時間來定時收發郵件
Outlook排定間隔時間來定時收發郵件,然而Outlook的預設值為30分鐘. 其足以應付大部分人的需求了!


郵件伺服器上有備份大容量的郵件會發生甚麼問題? 解決方法是?

POP3的郵件伺服器保留作業過程是這樣:

一. 如果是有設定 郵件伺服器保留郵件複本,設定超過3天天數就從伺服器移除郵件的使用者
1. 有設定超過保留天數為3天的使用者電腦發出接受郵件請求給郵件伺服器,
2. 郵件伺服器確認帳號、密碼,以及"使用者
3. 郵件伺服器確認"使用者帳號內的保留郵件",以及"使用者電腦尚未接受過的郵件為何?"
4. 郵件伺服器讓"使用者帳號內的保留三天內的郵件"透過pop3通道傳送到使用者電腦,並將超過三天的保留郵件刪除於郵件伺服器。

二. 如果是有設定 郵件伺服器保留郵件複本,但沒有設定超過天數就移除伺服器保留郵件的使用者

  1. 使用者電腦發出接受郵件請求給郵件伺服器,
  2. 郵件伺服器確認帳號、密碼,以及"使用者
    3. 郵件伺服器確認有沒有"使用者帳號內的保留郵件",以及"使用者電腦尚未接受過的郵件為何?"
    4. 郵件伺服器讓"使用者未接受過的郵件"透過pop3通道傳送到使用者電腦。

所以上述使用者,有大量郵件保留在郵件伺服器的話,會發生甚麼問題呢?
那就是要確認"使用者電腦尚未接受過的郵件為何?"時間跟所需頻寬很大! 保留郵件越多,所需要確認跟傳送的資料越多! 相對地所需傳輸時間也越多!
最後造成通訊跟確認時間會超長,甚至完成所需時間遠超"伺服器逾時"時間上限。因此就會造成郵件收信失敗跟無法同時完成寄送郵件。
但如果這時使用者因為等待過久而心煩,又按了一次"傳送/接受"!
那上述的動作又必須重來一次了!

所以該使用者郵件的傳送跟接收就一直出問題。

Outlook 郵件伺服器保留日期的變更
“伺服器逾時時間設定"跟"郵件伺服器保留日期"的變更是很重要的! 會影響到你收發郵件的速率。

至於如果是沒有設定 郵件伺服器保留郵件複本的使用者:
1. 使用者電腦發出接受郵件請求給郵件伺服器,
2. 郵件伺服器確認帳號、密碼,以及"使用者
3. 郵件伺服器確認有沒有"使用者帳號內的保留郵件"
4. 郵件伺服器讓"使用者帳號內的保留郵件"透過pop3通道傳送到使用者電腦。

如果是很就沒有收郵件的使用者,你會看到一開始會卡一下,然後郵件就會快速大量下載下來,然後按第二次的"傳送/接受",就幾乎秒殺完成。

因此,降低郵件伺服器的使用者保留郵件的數量跟容量,可以有效縮短郵件伺服器跟使用者電腦的通訊時間。

另外,其有啟動『在伺服器保留一份郵件複本』者,請盡量將保留天數降低(建議不可超過3天),否則會造成你收郵件的時間過長進而收發郵件失敗。
如果有同事在mail server保留300MB以上的郵件,我會通知該員,盡量將保留天數調整為3天內或藉由調整保留天數讓保留郵件容量降到300MB以下。


總結

所以解決方式是

一.  將郵件軟體的『傳送接收』每隔時間設定設定為20~ 30分鐘,伺服器逾時時間設定為2~3分鐘。

二. 其有啟動『在伺服器保留一份郵件複本』者,請盡量將保留天數降低,並且要追蹤保留郵件容量過大的使用者。

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