Outlook收件匣或資料匣打不開,看不到郵件,一直跑走馬燈的解決方法

近期在處理公司員工的一個案例:

Office 2007 Outlook,PST檔大小為12GB左右,但只要一開啟郵件的收件匣,Outlook就一直跑走馬燈,完全無法看到郵件或開啟郵件。只有一片空白。

Outlook開啟資料匣時一直跑馬燈
Outlook開啟資料匣時一直跑馬燈

 

解決的方式

一. 先嘗試用『SCANPST.EXE』修復該pst檔:

SCANPST.EXE修復時,Outlook要關閉或將要修復的.pst從Outlook清單中移除。10GB的pst約需要修復10~16小時才會完成。如果還是不行,請進行下一步驟。

二. 進行郵件的封存跟壓縮

這此範例舉例為: debby7的pst資料夾檔12.7GB,只要一開起收件匣,Outlook就忙碌中。

先在控制台->郵件->資料夾檔,新增一個新的資料夾檔,在此範例命命為: debby7-1。
再來利用Outlook的封存功能,將debby7郵件的二分之一以上的舊郵件,封存到另一個資料夾檔debby7-1。
例如debby7的資料夾檔使用時間是從2017~2019年3月30日,我們可以設定成『早於2018/03/29日』的郵件,封存(就是移動)到debby。

Office 2010 Outlook的封存
Office 2010 Outlook的封存: 將debby7的大部分舊郵件(約1/2或2/3),封存(移)到debby7-1

在封存時有一個注意事項,就是新舊兩者pst檔容量都不可以超過上限值!
如果你是使用一個已經有15GB的office 2007 pst檔(上限20GB),然後要封存超過5GB的郵件到該pst檔,那你有很大機會是該檔一開就當機。

等舊郵件封存到新 pst檔完成後,請找個不會妨礙到工作的時間或電腦上,進行兩個新舊pst檔的壓縮。

三.  壓縮PST檔

為何要壓縮?

假設debby7的pst資料夾檔12.7GB,封存2/3的郵件到全新的debby7-1的pst資料夾檔。
這時你去看兩個 pst檔的檔案大小就知道為何要壓縮了。

debby7應該還是12.7GB

debby7-1則是12.7GB的2/3大小。  刪除或移動郵件,並不會造成outlook檔案的縮小,這就是Outlook的特性。

這時就必須要壓縮debby7,讓容量正常化。 而且debby7至少可以壓縮約7GB的容量。

在控制台->郵件->資料夾檔,選擇你要壓縮的資料夾檔,點選設定,然後再點選『開始壓縮』即可。 12.5GB壓縮時間約4小時~12小時。

開始壓縮Outlook資料夾檔案
點 開始壓縮 來減少utlook資料夾檔案大小

壓縮完後,應該就可以看到正常檔案大小的pst檔了,郵件也會跑一下跑馬燈後就可以看到郵件了!


人員教育

但還有一件事情要做!  就是徹底解決這個問題!

這問題會發生,這表示有超大容量(十多GB)的郵件全集中在該『收件匣』或其他打不開的資料夾中。

這時就需要教育使用者,請將該郵件做整理,不可以將郵件集中於一個資料夾下。也千萬不要在收件匣下建立下一層級的資料夾,這還是集中郵件在同一資料夾。
例如常聯絡的廠商有超多的往來郵件,於是就建立一個相同層級的資料夾。
例如跟apple有眾多郵件,於是建立一個跟收件匣同層級的Apple資料夾,然後將收件匣中所有apple 的郵件移到apple資料夾。

建立多個資料夾
建立多個資料夾並分散郵件,避免單一資料夾郵件過多

建立多個資料夾跟移動相關郵件到該資料夾後,慢慢地你就會發現,原本開啟很緩慢的收件匣的開啟速度會越來越快。

有時搜尋資料夾的郵件跑很慢,甚至到當機,這也是跟該資料夾郵件太多有關係,可以建立有效分類的資料夾跟移動郵件,即可降低郵件太多造成outlook打不開的情況。

 

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