Outlook 『傳送接收』失敗? 發送郵件失敗或郵件收不下來的原因是?解決方法是?

這是在說明有以下狀況的POP3/SMTP e-mail電腦:
在其他同樣正常環境的電腦,幾乎所有的電腦發送e-mail 都沒有問題! 唯有特別幾台電腦的Outlook或電子郵件軟體會發生『發送郵件失敗』、『發送郵件寄送成功,但實際e-mail server並沒有成功接收跟發送e-amil』、『郵件收不下來,一直重複收郵件』。

首先我們要先必須排除以下可能性:
一. Outlook資料檔已經接近容量上限。(檢查pst容量)
二. 電腦網路線或網路卡、網路介面不穩定。(換網路設備)
三. 防毒軟體或中電腦病毒。(關掉防毒軟體或重灌電腦)
四. e-mail跟防火牆的防護設定觸發。(請自行查詢所有的log跟mail記錄吧!)

如果排除上面的問題跟確認上面沒有問題,那你就可以直接去該台電腦查看該員的Outlook或電子郵件軟體的設定了!

我個人工作經驗,會發生這種問題的,都是將 郵件軟體   Outlook 或Outlook Express 的『傳送接收』每隔時間設定 設定的很短!  不然就是郵件伺服器上約備份大容量的郵件。


『傳送接收』每隔時間設定很短會發生甚麼問題?  解決方法是?

就是因為短時間內過度密集傳送/接收,造成送發郵件錯誤,甚至mail Server會因為保護策略而啟動保護,禁止該帳號或IP連線。

『傳送接收』每隔時間設定設定為1~ 3分鐘,並不會有更好的工作效率,反而會造成發出郵件失敗或郵件收不下來。

Mail Server也有可能誤解你在短時間內進行多次的惡意入侵,進而啟動保護設定>>>關閉所有郵件帳號登入寄送的功能,到時公司所有人員的郵件都無法寄送。此時所有人要寄送郵件時,就會發生無法登入或要求重新輸入密碼的不正常狀況。而我就會為了讓公司事務正常運作,會進行相關的資訊管理跟處置。

然而Outlook的預設值30分鐘已經非常足以應付工作了! 如果有緊急郵件,大可直接按傳送/接收郵件來檢查郵件即可,不需將自動傳送接受間隔時間調得太短。

Outlook排定間隔時間來定時收發郵件
Outlook排定間隔時間來定時收發郵件,然而Outlook的預設值為30分鐘. 其足以應付大部分人的需求了!


郵件伺服器上有備份大容量的郵件會發生甚麼問題? 解決方法是?

POP3的郵件伺服器保留作業過程是這樣:

一. 如果是有設定 郵件伺服器保留郵件複本,設定超過3天天數就從伺服器移除郵件的使用者
1. 有設定超過保留天數為3天的使用者電腦發出接受郵件請求給郵件伺服器,
2. 郵件伺服器確認帳號、密碼,以及"使用者
3. 郵件伺服器確認"使用者帳號內的保留郵件",以及"使用者電腦尚未接受過的郵件為何?"
4. 郵件伺服器讓"使用者帳號內的保留三天內的郵件"透過pop3通道傳送到使用者電腦,並將超過三天的保留郵件刪除於郵件伺服器。

二. 如果是有設定 郵件伺服器保留郵件複本,但沒有設定超過天數就移除伺服器保留郵件的使用者

  1. 使用者電腦發出接受郵件請求給郵件伺服器,
  2. 郵件伺服器確認帳號、密碼,以及"使用者
    3. 郵件伺服器確認有沒有"使用者帳號內的保留郵件",以及"使用者電腦尚未接受過的郵件為何?"
    4. 郵件伺服器讓"使用者未接受過的郵件"透過pop3通道傳送到使用者電腦。

所以上述使用者,有大量郵件保留在郵件伺服器的話,會發生甚麼問題呢?
那就是要確認"使用者電腦尚未接受過的郵件為何?"時間跟所需頻寬很大! 保留郵件越多,所需要確認跟傳送的資料越多! 相對地所需傳輸時間也越多!
最後造成通訊跟確認時間會超長,甚至完成所需時間遠超"伺服器逾時"時間上限。因此就會造成郵件收信失敗跟無法同時完成寄送郵件。
但如果這時使用者因為等待過久而心煩,又按了一次"傳送/接受"!
那上述的動作又必須重來一次了!

所以該使用者郵件的傳送跟接收就一直出問題。

Outlook 郵件伺服器保留日期的變更
“伺服器逾時時間設定"跟"郵件伺服器保留日期"的變更是很重要的! 會影響到你收發郵件的速率。

至於如果是沒有設定 郵件伺服器保留郵件複本的使用者:
1. 使用者電腦發出接受郵件請求給郵件伺服器,
2. 郵件伺服器確認帳號、密碼,以及"使用者
3. 郵件伺服器確認有沒有"使用者帳號內的保留郵件"
4. 郵件伺服器讓"使用者帳號內的保留郵件"透過pop3通道傳送到使用者電腦。

如果是很就沒有收郵件的使用者,你會看到一開始會卡一下,然後郵件就會快速大量下載下來,然後按第二次的"傳送/接受",就幾乎秒殺完成。

因此,降低郵件伺服器的使用者保留郵件的數量跟容量,可以有效縮短郵件伺服器跟使用者電腦的通訊時間。

另外,其有啟動『在伺服器保留一份郵件複本』者,請盡量將保留天數降低(建議不可超過3天),否則會造成你收郵件的時間過長進而收發郵件失敗。
如果有同事在mail server保留300MB以上的郵件,我會通知該員,盡量將保留天數調整為3天內或藉由調整保留天數讓保留郵件容量降到300MB以下。


總結

所以解決方式是

一.  將郵件軟體的『傳送接收』每隔時間設定設定為20~ 30分鐘,伺服器逾時時間設定為2~3分鐘。

二. 其有啟動『在伺服器保留一份郵件複本』者,請盡量將保留天數降低,並且要追蹤保留郵件容量過大的使用者。

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Outlook收件匣或資料匣打不開,看不到郵件,一直跑走馬燈的解決方法

近期在處理公司員工的一個案例:

Office 2007 Outlook,PST檔大小為12GB左右,但只要一開啟郵件的收件匣,Outlook就一直跑走馬燈,完全無法看到郵件或開啟郵件。只有一片空白。

Outlook開啟資料匣時一直跑馬燈
Outlook開啟資料匣時一直跑馬燈

 

解決的方式

一. 先嘗試用『SCANPST.EXE』修復該pst檔:

SCANPST.EXE修復時,Outlook要關閉或將要修復的.pst從Outlook清單中移除。10GB的pst約需要修復10~16小時才會完成。如果還是不行,請進行下一步驟。

二. 進行郵件的封存跟壓縮

這此範例舉例為: debby7的pst資料夾檔12.7GB,只要一開起收件匣,Outlook就忙碌中。

先在控制台->郵件->資料夾檔,新增一個新的資料夾檔,在此範例命命為: debby7-1。
再來利用Outlook的封存功能,將debby7郵件的二分之一以上的舊郵件,封存到另一個資料夾檔debby7-1。
例如debby7的資料夾檔使用時間是從2017~2019年3月30日,我們可以設定成『早於2018/03/29日』的郵件,封存(就是移動)到debby。

Office 2010 Outlook的封存
Office 2010 Outlook的封存: 將debby7的大部分舊郵件(約1/2或2/3),封存(移)到debby7-1

在封存時有一個注意事項,就是新舊兩者pst檔容量都不可以超過上限值!
如果你是使用一個已經有15GB的office 2007 pst檔(上限20GB),然後要封存超過5GB的郵件到該pst檔,那你有很大機會是該檔一開就當機。

等舊郵件封存到新 pst檔完成後,請找個不會妨礙到工作的時間或電腦上,進行兩個新舊pst檔的壓縮。

三.  壓縮PST檔

為何要壓縮?

假設debby7的pst資料夾檔12.7GB,封存2/3的郵件到全新的debby7-1的pst資料夾檔。
這時你去看兩個 pst檔的檔案大小就知道為何要壓縮了。

debby7應該還是12.7GB

debby7-1則是12.7GB的2/3大小。  刪除或移動郵件,並不會造成outlook檔案的縮小,這就是Outlook的特性。

這時就必須要壓縮debby7,讓容量正常化。 而且debby7至少可以壓縮約7GB的容量。

在控制台->郵件->資料夾檔,選擇你要壓縮的資料夾檔,點選設定,然後再點選『開始壓縮』即可。 12.5GB壓縮時間約4小時~12小時。

開始壓縮Outlook資料夾檔案
點 開始壓縮 來減少utlook資料夾檔案大小

壓縮完後,應該就可以看到正常檔案大小的pst檔了,郵件也會跑一下跑馬燈後就可以看到郵件了!


人員教育

但還有一件事情要做!  就是徹底解決這個問題!

這問題會發生,這表示有超大容量(十多GB)的郵件全集中在該『收件匣』或其他打不開的資料夾中。

這時就需要教育使用者,請將該郵件做整理,不可以將郵件集中於一個資料夾下。也千萬不要在收件匣下建立下一層級的資料夾,這還是集中郵件在同一資料夾。
例如常聯絡的廠商有超多的往來郵件,於是就建立一個相同層級的資料夾。
例如跟apple有眾多郵件,於是建立一個跟收件匣同層級的Apple資料夾,然後將收件匣中所有apple 的郵件移到apple資料夾。

建立多個資料夾
建立多個資料夾並分散郵件,避免單一資料夾郵件過多

建立多個資料夾跟移動相關郵件到該資料夾後,慢慢地你就會發現,原本開啟很緩慢的收件匣的開啟速度會越來越快。

有時搜尋資料夾的郵件跑很慢,甚至到當機,這也是跟該資料夾郵件太多有關係,可以建立有效分類的資料夾跟移動郵件,即可降低郵件太多造成outlook打不開的情況。

 

請小心『Please verify your email address』假認證竊取個人資料郵件

近期開始收到『Please verify your email address』假認證真竊取個人資料郵件 。
其假裝成大型公司所寄送的郵件,例如dropboxBOXGoogleApple等大型網路服務公司的電子郵件。
藉由要確認你的電子郵件是否正確來騙取你的個人資料跟電子郵件帳號訊息,其可以再藉以該資料作個資販賣,或下次的電子犯罪所使用。
日後你可能會收到一大堆垃圾郵件,或被竊取帳號。
請看以下說明:

 

1.
詐騙集團發出假冒官方郵件要求點取下面藍色的連結
 
 
2.
但是該連結卻不是連結到dropbox.com的官方網站(正確連結應該類似為https://www.dropbox.com/help/sign-in/verify-email),而且認證網頁的開頭皆是『http://』,『http://』開頭網頁無法加密,有資料洩漏的問題,所以不可能作為認證電子郵件或其他個人資料使用。

(
有加密的網頁開頭均是https://)
3.    將該連結複製貼上於https://www.virustotal.com/zh-tw/,做網頁掃描,即可立即發現是騙取個資的蠕蟲詐騙網頁。

(
如果有嫌疑的附件檔案或網路連結,均可以上傳或複製到該網站做掃描。)