Outlook收件匣或資料匣打不開,看不到郵件,一直跑走馬燈的解決方法

近期在處理公司員工的一個案例:

Office 2007 Outlook,PST檔大小為12GB左右,但只要一開啟郵件的收件匣,Outlook就一直跑走馬燈,完全無法看到郵件或開啟郵件。只有一片空白。

Outlook開啟資料匣時一直跑馬燈
Outlook開啟資料匣時一直跑馬燈

 

解決的方式

一. 先嘗試用『SCANPST.EXE』修復該pst檔:

SCANPST.EXE修復時,Outlook要關閉或將要修復的.pst從Outlook清單中移除。10GB的pst約需要修復10~16小時才會完成。如果還是不行,請進行下一步驟。

二. 進行郵件的封存跟壓縮

這此範例舉例為: debby7的pst資料夾檔12.7GB,只要一開起收件匣,Outlook就忙碌中。

先在控制台->郵件->資料夾檔,新增一個新的資料夾檔,在此範例命命為: debby7-1。
再來利用Outlook的封存功能,將debby7郵件的二分之一以上的舊郵件,封存到另一個資料夾檔debby7-1。
例如debby7的資料夾檔使用時間是從2017~2019年3月30日,我們可以設定成『早於2018/03/29日』的郵件,封存(就是移動)到debby。

Office 2010 Outlook的封存
Office 2010 Outlook的封存: 將debby7的大部分舊郵件(約1/2或2/3),封存(移)到debby7-1

在封存時有一個注意事項,就是新舊兩者pst檔容量都不可以超過上限值!
如果你是使用一個已經有15GB的office 2007 pst檔(上限20GB),然後要封存超過5GB的郵件到該pst檔,那你有很大機會是該檔一開就當機。

等舊郵件封存到新 pst檔完成後,請找個不會妨礙到工作的時間或電腦上,進行兩個新舊pst檔的壓縮。

三.  壓縮PST檔

為何要壓縮?

假設debby7的pst資料夾檔12.7GB,封存2/3的郵件到全新的debby7-1的pst資料夾檔。
這時你去看兩個 pst檔的檔案大小就知道為何要壓縮了。

debby7應該還是12.7GB

debby7-1則是12.7GB的2/3大小。  刪除或移動郵件,並不會造成outlook檔案的縮小,這就是Outlook的特性。

這時就必須要壓縮debby7,讓容量正常化。 而且debby7至少可以壓縮約7GB的容量。

在控制台->郵件->資料夾檔,選擇你要壓縮的資料夾檔,點選設定,然後再點選『開始壓縮』即可。 12.5GB壓縮時間約4小時~12小時。

開始壓縮Outlook資料夾檔案
點 開始壓縮 來減少utlook資料夾檔案大小

壓縮完後,應該就可以看到正常檔案大小的pst檔了,郵件也會跑一下跑馬燈後就可以看到郵件了!


人員教育

但還有一件事情要做!  就是徹底解決這個問題!

這問題會發生,這表示有超大容量(十多GB)的郵件全集中在該『收件匣』或其他打不開的資料夾中。

這時就需要教育使用者,請將該郵件做整理,不可以將郵件集中於一個資料夾下。也千萬不要在收件匣下建立下一層級的資料夾,這還是集中郵件在同一資料夾。
例如常聯絡的廠商有超多的往來郵件,於是就建立一個相同層級的資料夾。
例如跟apple有眾多郵件,於是建立一個跟收件匣同層級的Apple資料夾,然後將收件匣中所有apple 的郵件移到apple資料夾。

建立多個資料夾
建立多個資料夾並分散郵件,避免單一資料夾郵件過多

建立多個資料夾跟移動相關郵件到該資料夾後,慢慢地你就會發現,原本開啟很緩慢的收件匣的開啟速度會越來越快。

有時搜尋資料夾的郵件跑很慢,甚至到當機,這也是跟該資料夾郵件太多有關係,可以建立有效分類的資料夾跟移動郵件,即可降低郵件太多造成outlook打不開的情況。

 

請小心『Please verify your email address』假認證竊取個人資料郵件

近期開始收到『Please verify your email address』假認證真竊取個人資料郵件 。
其假裝成大型公司所寄送的郵件,例如dropboxBOXGoogleApple等大型網路服務公司的電子郵件。
藉由要確認你的電子郵件是否正確來騙取你的個人資料跟電子郵件帳號訊息,其可以再藉以該資料作個資販賣,或下次的電子犯罪所使用。
日後你可能會收到一大堆垃圾郵件,或被竊取帳號。
請看以下說明:

 

1.
詐騙集團發出假冒官方郵件要求點取下面藍色的連結
 
 
2.
但是該連結卻不是連結到dropbox.com的官方網站(正確連結應該類似為https://www.dropbox.com/help/sign-in/verify-email),而且認證網頁的開頭皆是『http://』,『http://』開頭網頁無法加密,有資料洩漏的問題,所以不可能作為認證電子郵件或其他個人資料使用。

(
有加密的網頁開頭均是https://)
3.    將該連結複製貼上於https://www.virustotal.com/zh-tw/,做網頁掃描,即可立即發現是騙取個資的蠕蟲詐騙網頁。

(
如果有嫌疑的附件檔案或網路連結,均可以上傳或複製到該網站做掃描。)