這是在說明有以下狀況的POP3/SMTP e-mail電腦:
在其他同樣正常環境的電腦，幾乎所有的電腦發送e-mail 都沒有問題! 唯有特別幾台電腦的Outlook或電子郵件軟體會發生『發送郵件失敗』、『發送郵件寄送成功，但實際e-mail server並沒有成功接收跟發送e-amil』、『郵件收不下來，一直重複收郵件』。
首先我們要先必須排除以下可能性:
一. Outlook資料檔已經接近容量上限。(檢查pst容量)
二. 電腦網路線或網路卡、網路介面不穩定。(換網路設備)
三. 防毒軟體或中電腦病毒。(關掉防毒軟體或重灌電腦)
四. e-mail跟防火牆的防護設定觸發。(請自行查詢所有的log跟mail記錄吧!)
如果排除上面的問題跟確認上面沒有問題，那你就可以直接去該台電腦查看該員的Outlook或電子郵件軟體的設定了!
我個人工作經驗，會發生這種問題的，都是將 郵件軟體 Outlook 或Outlook Express 的『傳送接收』每隔時間設定 設定的很短! 不然就是郵件伺服器上約備份大容量的郵件。
『傳送接收』每隔時間設定很短會發生甚麼問題? 解決方法是?
就是因為短時間內過度密集傳送/接收，造成送發郵件錯誤，甚至mail Server會因為保護策略而啟動保護，禁止該帳號或IP連線。
『傳送接收』每隔時間設定設定為1～ 3分鐘，並不會有更好的工作效率，反而會造成發出郵件失敗或郵件收不下來。
Mail Server也有可能誤解你在短時間內進行多次的惡意入侵，進而啟動保護設定>>>關閉所有郵件帳號登入寄送的功能，到時公司所有人員的郵件都無法寄送。此時所有人要寄送郵件時，就會發生無法登入或要求重新輸入密碼的不正常狀況。而我就會為了讓公司事務正常運作，會進行相關的資訊管理跟處置。
然而Outlook的預設值30分鐘已經非常足以應付工作了! 如果有緊急郵件，大可直接按傳送/接收郵件來檢查郵件即可，不需將自動傳送接受間隔時間調得太短。
郵件伺服器上有備份大容量的郵件會發生甚麼問題? 解決方法是?
POP3的郵件伺服器保留作業過程是這樣:
一. 如果是有設定 郵件伺服器保留郵件複本，設定超過3天天數就從伺服器移除郵件的使用者
1. 有設定超過保留天數為3天的使用者電腦發出接受郵件請求給郵件伺服器，
2. 郵件伺服器確認帳號、密碼，以及"使用者
3. 郵件伺服器確認"使用者帳號內的保留郵件"，以及"使用者電腦尚未接受過的郵件為何?"
4. 郵件伺服器讓"使用者帳號內的保留三天內的郵件"透過pop3通道傳送到使用者電腦，並將超過三天的保留郵件刪除於郵件伺服器。
二. 如果是有設定 郵件伺服器保留郵件複本，但沒有設定超過天數就移除伺服器保留郵件的使用者
- 使用者電腦發出接受郵件請求給郵件伺服器，
- 郵件伺服器確認帳號、密碼，以及"使用者
3. 郵件伺服器確認有沒有"使用者帳號內的保留郵件"，以及"使用者電腦尚未接受過的郵件為何?"
4. 郵件伺服器讓"使用者未接受過的郵件"透過pop3通道傳送到使用者電腦。
所以上述使用者，有大量郵件保留在郵件伺服器的話，會發生甚麼問題呢?
那就是要確認"使用者電腦尚未接受過的郵件為何?"時間跟所需頻寬很大! 保留郵件越多，所需要確認跟傳送的資料越多! 相對地所需傳輸時間也越多!
最後造成通訊跟確認時間會超長，甚至完成所需時間遠超"伺服器逾時"時間上限。因此就會造成郵件收信失敗跟無法同時完成寄送郵件。
但如果這時使用者因為等待過久而心煩，又按了一次"傳送/接受"!
那上述的動作又必須重來一次了!
所以該使用者郵件的傳送跟接收就一直出問題。
至於如果是沒有設定 郵件伺服器保留郵件複本的使用者:
1. 使用者電腦發出接受郵件請求給郵件伺服器，
2. 郵件伺服器確認帳號、密碼，以及"使用者
3. 郵件伺服器確認有沒有"使用者帳號內的保留郵件"
4. 郵件伺服器讓"使用者帳號內的保留郵件"透過pop3通道傳送到使用者電腦。
如果是很就沒有收郵件的使用者，你會看到一開始會卡一下，然後郵件就會快速大量下載下來，然後按第二次的"傳送/接受"，就幾乎秒殺完成。
因此，降低郵件伺服器的使用者保留郵件的數量跟容量，可以有效縮短郵件伺服器跟使用者電腦的通訊時間。
另外，其有啟動『在伺服器保留一份郵件複本』者，請盡量將保留天數降低(建議不可超過3天)，否則會造成你收郵件的時間過長進而收發郵件失敗。
如果有同事在mail server保留300MB以上的郵件，我會通知該員，盡量將保留天數調整為3天內或藉由調整保留天數讓保留郵件容量降到300MB以下。
總結
所以解決方式是
一. 將郵件軟體的『傳送接收』每隔時間設定設定為20～ 30分鐘，伺服器逾時時間設定為2~3分鐘。
二. 其有啟動『在伺服器保留一份郵件複本』者，請盡量將保留天數降低，並且要追蹤保留郵件容量過大的使用者。
